収受
紙文書や電子メール等で送付されてきた文書を受け取り、収受簿に登録します。
FUNCTION
機能概要
総合文書管理システムを実現するため、1.文書作成・2.電子決裁・3.保管管理・4.文書検索/情報抽出・5.共通機能の５つに分類して機能を実装しています。
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1. 文書作成
電子的な手段により送付された電子文書や紙文書の登録や、官公庁の意思を決定するための文書を作成します。
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文書作成
発意によって、官公庁の意思を決定するための文書を作成します。過去の文書を元に複写することも可能です。
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２. 電子決裁
回議文書や帳票などの決裁プロセスを電子化し、従来の紙による決裁と比較して、意思決定および情報伝達に要する時間を短縮することができます。
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決裁入力
決裁一覧から文書を選択し、承認や合議を行います。代理者を設定している場合、決裁者に代わって決裁が可能です。
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バーコード決裁
バーコードリーダで読み取った決裁番号の文書に対して、一括で決裁を行います。
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施行
文書による官公庁の意思表示の最終段階であり、その文書の効力を発生させる手続きを行います。
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公印管理
保有している公印を組織として適切に取り扱うための公印管理規定を定め、公印管理規定の中で公印の管理を行います。
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3. 保管管理（文書保管）
文書はツリー階層化されたフォルダ（簿冊）によって保管管理することができます。フォルダ（簿冊）ごとに管理所属や保存年限を保持しているため、組織統廃合に伴う文書の引継ぎや保存期間満了に伴う廃棄などを期日に従って処理することができます。
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分類表管理
年度毎に文書を分類するための文書分類表とフォルダの管理を行います。
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文書引継ぎ
組織統廃合によるフォルダ（簿冊）の引継ぎ先所属の登録を行います。
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箱管理
文書を引き継ぐ際のフォルダを格納する箱情報の管理を行います。保管場所などを登録でき、原本の所在管理が可能です。
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廃棄
保存期間満了に伴うフォルダ（簿冊）の廃棄処理を行います。
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4.文書検索/情報抽出
膨大なデータの中から、様々な検索機能により、必要なファイルをすばやく見つけることができます。
また、データベースに蓄積された情報は、抽出条件を指定して自由に出力することができます。-
文書検索
システムに登録されている文書を検索します。よく利用する検索条件を登録した定型検索や、文書番号などをキーとしたキーワード検索など様々な条件で検索が可能です。
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フォルダ検索
システムに登録されているフォルダ（簿冊）を検索します。キーワード検索など様々な条件で検索が可能です。
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ラベル印刷
文書保存用にフォルダ（簿冊）の背表紙や保存文書目録を出力します。
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汎用出力
抽出条件を指定して、データベースに登録している内容をExcelまたはCSVで出力します。
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5.共通機能
ユーザ情報や所属情報を年度単位で管理することができます。
また、統計情報やシステムのログ情報を集計・参照する機能も備わっています。-
ユーザ管理
ユーザ情報を年度単位で管理します。年度内で開始・終了の期日管理も行います。
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所属管理
所属情報を年度単位で管理します。年度内で開始・終了の期日管理も行います。
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統計管理
起案文書件数やログイン情報などの集計・表示を行います。
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ログ管理
システムへのログイン情報や文書に対するアクセス情報について、状況を一覧表示します。
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