紙文書の削減

紙文書の多い執務室では、デスク上に紙文書が溢れ、文書の私物化や紛失の恐れが発生します。文書管理システムを導入
することで、文書の受付・収受から起案、決裁、施行、保管、廃棄までの文書ライフサイクルを電子化し、紙文書量の
削減が図れます。また、紙文書の削減は、それを綴り込むための簿冊や保存箱、さらには引継先の書庫スペースも不要となるため、経費削減にも繋がります。

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  システム導入前

  担当者のデスク上に文書が積み上がり、どこに何があるのか分からず、必要な文書がすぐに取り出せない。

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  システム導入後

  文書を電子化することで、紙文書削減が
  図れ、デスクの作業スペースが確保される。
  また、文書の共有が可能。

文書ライフサイクルの適切な循環

文書は保存年限に従って引継ぎ、廃棄・移管を実施し、文書ライフサイクルを適切に循環させなければ執務室や書庫内に
文書が溢れてしまいます。文書管理システムでは、保存年限に従って自動的に引継対象や廃棄・移管対象の一覧が選別
されるため、職員様は大量の文書や簿冊から選別作業を行う必要はありません。システム管理者からも各課の引継ぎや
廃棄・移管状況が確認できるため、作業誤りや漏れをチェックすることが可能です。

情報公開請求に迅速に対応

公文書は、国民の共有財産・知的資源であるため、情報公開にも迅速に対応する必要があります。文書管理システムで
は、起案時に情報公開区分(開示、非開示、部分開示)や公開用件名、非公開理由等を設定しておけば、情報公開対象の
文書だけを一覧で抽出することができます。また、文書の所在管理もできるため、原本がどこに保管・保存されている
かをすぐに探し出すことが可能です。