標準機能で幅広い要望にお応えします。
これまでの文書管理システムは、文書管理業務に特化した効率化を目的としていました。
しかし、時代の流れとともに、自治体再編や各種業務のＩＴ化が進み、単一業務の効率化だけでは、
利用者にとって十分満足のいくものではなくなってきました。
そのため、これからの文書管理システムには、複数システムとの親和性や、
利用者の多様化を見据えた全体最適化も求められています。
当社では、標準で様々な機能を実装することにより、幅広いお客様の要望にお応えできるシステムをご提供します。
庁内文書は、セキュリティを意識した管理が行えるようにしました。
文書ごとにアクセス権を設定することにより、必要な情報を必要な人だけが閲覧／操作できます。
また、修正履歴は版管理されているため、「誰が」「いつ」「何を」したのかを確認することができます。
起案時に開示区分（開示／非開示／部分開示）を指定し、文書件名とは別に情報公開用件名を登録できるため、ユーザは情報公開を意識した起案が行えます。
また、情報公開用データをCSV出力することもできます。
文書のライフサイクルは、簿冊単位で保管場所、保存期間を管理するようにしました。
これにより、文書と文書が綴り込まれた簿冊の保管場所、保存期間が一致するため、簿冊単位で文書の廃棄や引継ぎができます。
システム管理者は、ユーザごとのログイン情報や文書アクセス情報をオンライン画面から確認できるようにしました。
これにより、必要に応じてアクセスログをオンライン画面から検索し、調査することができます。
書庫状況がシステム上で確認できるため、わざわざ書庫に足を運ばなくても空状況が確認できます。格納する保存箱のサイズに合わせて収納上限数も設定できるため、書庫の適切な管理が可能です。
電子決裁は、起案内容や金額などの条件によって、自動的に最適な決裁ルートが選択されます。
これにより、「100万円以上の決裁については部長決裁」といったような庁内規程に従った決裁が行えます。