NTTデータ四国

BENEFIT

導入のメリット

  • 紙文書の削減

    紙文書の多い執務室では、デスク上に紙文書が溢れ、文書の私物化や紛失の恐れが発生します。文書管理システムを導入
    することで、文書の受付・収受から起案、決裁、施行、保管、廃棄までの文書ライフサイクルを電子化し、紙文書量の
    削減が図れます。また、紙文書の削減は、それを綴り込むための簿冊や保存箱、さらには引継先の書庫スペースも不要となるため、経費削減にも繋がります。

    • システム導入前

      システム導入前

      担当者のデスク上に文書が積み上がり、どこに何があるのか分からず、必要な文書がすぐに取り出せない。

    • システム導入後

      システム導入後

      文書を電子化することで、紙文書削減が
      図れ、デスクの作業スペースが確保される。
      また、文書の共有が可能。

  • 文書ライフサイクルの適切な循環

    文書は保存年限に従って引継ぎ、廃棄・移管を実施し、文書ライフサイクルを適切に循環させなければ執務室や書庫内に
    文書が溢れてしまいます。文書管理システムでは、保存年限に従って自動的に引継対象や廃棄・移管対象の一覧が選別
    されるため、職員様は大量の文書や簿冊から選別作業を行う必要はありません。システム管理者からも各課の引継ぎや
    廃棄・移管状況が確認できるため、作業誤りや漏れをチェックすることが可能です。

    文書ライフサイクルの適切な循環
  • 情報公開請求に迅速に対応

    公文書は、国民の共有財産・知的資源であるため、情報公開にも迅速に対応する必要があります。文書管理システムで
    は、起案時に情報公開区分(開示、非開示、部分開示)や公開用件名、非公開理由等を設定しておけば、情報公開対象の
    文書だけを一覧で抽出することができます。また、文書の所在管理もできるため、原本がどこに保管・保存されている
    かをすぐに探し出すことが可能です。